Pengurusan Aktiviti

Kebelakangan ini saya agak terkejar-kejar untuk melaksanakan tugas-tugas yang perlu disiapkan segera. Bukan mudah untuk mengimbangkan tanggungjawab kepada keluarga, perniagaan, pelajaran dan hidup peribadi. Jadual yang sedia padat bertambah padat dengan pertambahan bisnes dan komitmen baru. Masa kekal sama 24 jam, namun teknik pengurusan aktiviti harus diperkemaskan.

Mujur Covey's Time Management Grid sangat membantu dalam pelaksanaan To Do List saya.

credit : yourcoach.be

Grid ini membantu bagaimana untuk menentukan aktiviti yang harus diutamakan dahulu.

Quadrant pertama  - Important & urgent merujuk kepada aktiviti keperluan yang mempunyai kaitan dengan pihak lain, seperti deadline laporan untuk bos, klien atau perkara-perkara yang jika gagal disiapkan pada masa yang diperuntukkan akan menimbulkan masalah yang lebih besar seperti penyelesaian krisis.

Quadrant kedua - Important but not urgent merujuk kepada aktiviti penting tetapi tiada tarikh akhir dan biasanya melibatkan soal seperti strategi dan perancangan. Perlu lebih fokus di bahagian ini memandangkan ianya akan melancarkan tugas anda di masa hadapan.

Quadrant ketiga - Not Important but urgent melibatkan 'gangguan' yang sebaiknya dielakkan, contohnya panggilan telefon, mesyuarat. Ianya perlu diminimakan.

Quadrant keempat - Not Urgent & Not Important. merupakan perkara-perkara yang perlu dielakkan seperti bersembang kosong, menonton tv terlalu lama, melepak dan sebagainya.

Cuba lihat semula To - Do List anda, tentukan yang mana satu perlu dilakukan segera (ada deadline)- masukkan ke dalam Quadrant 1. Perkara-perkara tanpa deadline tetapi penting, masukkan ke dalam Quadrant 2. Selesaikan Quadrant 1 dahulu sebelum beralih ke Quadrant 2 dan seterusnya.

Selamat mencuba!